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Méthodologie de projet et coordination des marchés publics de travaux

Exécution des marchés
Mis à jour le 28 juillet 2021
Focus
Méthodologie de projet et coordination des marchés publics de travaux
© Stéphane Rabillard

Vous vous êtes déjà demandé qui inviter à cette satanée réunion de lancement du chantier des vestiaires du stade ? Ou qui devait rédiger le programme de la nouvelle salle de spectacle en y intégrant les normes handicapés ? (car oui, sans rien vouloir vous divulgâcher, il y’aura toujours une question autour des toilettes sur un chantier).

Que vous soyez élu·e récemment en fonction, fonctionnaire sur un nouveau poste, agent expérimenté·e, ou maître d’œuvre en recherche d’informations, cet article est pour vous car votre chemin finira forcément par croiser celui de la construction d’un bâtiment ou d’une voirie.

Décortiquons, ensemble, le vaste monde de la coordination des chantiers de travaux publics.

Il est 16h00, par un beau vendredi d’été, et votre téléphone sonne.

— Bonjour c’est Kevin T, élu de la commission travaux. Avec Émilie et Mehdi on a bien réfléchi, et on s’est dit qu’on allait lancer un appel d’offres pour la semaine prochaine pour transformer l’ancien presbytère en logement. C’est bon pour vous ?

Sueur froide, vous n’avez jamais « lancé » de marchés de travaux de cette envergure.

Premier réflexe, respirer. Grace à cet article, tout va bien se passer. Déjà on ne sait pas s’il s’agira vraiment d’un « appel d’offres » (ce terme est réservé aux marchés formalisés au-dessus des seuils européens) et de toute façon, on ne lance pas un tel projet en une semaine, et encore moins en été où le mois d’août est neutralisé par convention pour les congés annuels du BTP.

Pour débuter, il est utile de rappeler la définition d’un marché public de travaux selon l’article L. 1111-2 du Code de la commande publique (CCP) :

« 1° Soit l’exécution, soit la conception et l’exécution de travaux dont la liste figure dans un avis annexé au présent code ;

2° Soit la réalisation, soit la conception et la réalisation, par quelque moyen que ce soit, d’un ouvrage répondant aux exigences fixées par l’acheteur qui exerce une influence déterminante sur sa nature ou sa conception.

Un ouvrage est le résultat d’un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique »

L’annexe précise ainsi les travaux suivants : Démolition et terrassement, forages et sondages, construction d'ouvrages de bâtiment ou de génie civil, réalisation de charpentes et de couvertures, construction d'autoroutes, de routes, d'aérodromes et d'installations sportives, travaux maritimes et fluviaux, autres travaux de construction, travaux d'installation électrique, travaux d'isolation, plomberie, autres travaux d'installation, plâtrerie, menuiserie, revêtement des sols et des murs, peinture et vitrerie, autres travaux de finition, Location avec opérateur de matériel de construction.

Les marchés publics de travaux sont donc régis par le Code de la commande publique (incluant l’ancienne loi MOP en son titre IV pour la partie maitrise d’œuvre), le CCAG Travaux, et d’autres textes.

Un chantier peut être pharaonique (canal Seine-Nord-Europe) ou plus modeste (des toilettes publiques pour obtenir le label village fleuri). Tout dépend de votre budget et des compétences de votre collectivité. Cependant, il n’y a pas de secret, peu importe sa taille, cela vous demandera du temps et de l’organisation.

Phase 1 : la naissance du projet

L’idée initiale peut venir d’un constat d’un service, d’un choix politique ou d’une demande des habitants/usagers/contribuables. Elle est alors débattue au sein d’une commission et/ou d’une assemblée délibérante. Les crédits sont alors inscrits au budget soit dans le cadre d’une opération soit d’un plan pluriannuel d’investissement.

Phase 2 : la recherche de financements

Selon les principes budgétaires, le budget doit être équilibré. Aussi pour s’assurer des comptes sains, et éviter le recours à l’emprunt ou à l’augmentation des recettes fiscales, il peut être intéressant de rechercher des financements. Il existe par exemple ce site : https://aides-territoires.beta.gouv.fr/

Certaines subventions nécessitent également la contractualisation de clauses d’insertion (réserver des heures de travail, au sein de certains lots, à des travailleurs éloignés du monde de l’emploi). Des organismes de votre département sont spécialisés sur ce sujet.

Phase 3 : L’analyse du besoin

Une fois la première idée mise à plat et la question budgétaire en partie réglée, il est nécessaire d’analyser son besoin, comme pour n’importe quel achat (voir « L’analyse du besoin, un préalable à tout bon achat », sept. 2017).

Il faut alors rédiger un programme. Ce dernier doit décrire l’essence du projet, un minimum de détails sur celui-ci, et son enveloppe prévisionnelle. Il peut être rédigé en interne si l’acheteur dispose d’un service technique en capacité de le faire, ou par un bureau d’étude extérieur appelé dans le jardon « programmiste ». Renseignez-vous, certaines collectivités (intercommunalités, départements…) ont également des services d’Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) pouvant vous accompagner dans la rédaction de ces programmes ou dans le choix d’un bon programmiste.

Un bon programme ne peut pas tenir sur un « post-it », mais ne doit pas non plus être trop précis (nous ne sommes pas en phase projet [« PRO »] précisé ci-dessous).

Phase 4 : Les études préalables

Avant tout projet, il est nécessaire d’en vérifier la faisabilité technique. Cela peut être des sondages de sol pour vérifier que le bâtiment n’est pas construit sur une zone humide, ou bien des études de support de charges pour s’assurer que les panneaux solaires que vous envisagez sur le toit de l’école ne finissent pas 10 mètres plus bas sur le bureau du directeur.

Les diagnostics amiante, plomb et autres polluants avant travaux sont également à réaliser à ce stade de préférence.

Vous devrez donc prévoir une enveloppe études conséquente en fonction de la nature des travaux. Ces prestations sont « externalisables » en passant par un bureau d’étude. Pourun premier sourcing, il vous suffit de taper « bureau d’étude » suivi du nom de votre thème dans un moteur de recherche.

Certaines études peuvent être réalisées à ce stade ou directement par le biais de l’équipe de maîtrise d’œuvre (cf. phase suivante), comme les études thermodynamiques, ou parasitaires par exemple. Mais certains projets nécessitent d’avoir déjà des éléments pour que le maître d’œuvre puisse se projeter techniquement et financièrement sur le projet. Il s’agit donc d’une étape à ne pas négliger.

Enfin, il est nécessaire de s’assurer que l’emprise du projet n’est pas située dans un environnement à caractère patrimonial. Sinon, il faudra également intégrer à l’opération l’Architecte des bâtiments de France (ABF). Ces derniers étant particulièrement attentifs au respect de l’architecture, il faut les concerter le plus tôt et régulièrement possible.

Phase 5 : La consultation de l’équipe de maîtrise d’œuvre

Une fois les études préalables réalisées, il vous faudra choisir une équipe de maîtrise d’œuvre pour vous accompagner. En fonction des projets, un architecte peut être obligatoire, entre autres pour :

  • la construction d’un bâtiment neuf ;
  • une opération de réhabilitation (remise en état profonde d’un ouvrage ancien ; par exemple modification importante des volumes ou des façades, redistribution importante des espaces, etc.) ;
  • opération de réutilisation d’un bâtiment existant ;
  • la construction d’un équipement industriel ;
  • la construction d’une infrastructure neuve, en réhabilitation ou réutilisation.

Certaines collectivités disposent d’architectes en interne. Mais attention à ne pas confondre assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) et maîtrise d’œuvre (MOE), car la qualification juridique n’est pas la même.

L’équipe de maîtrise d’œuvre peut être composé d’un architecte, d’un OPC (personne qui suit l’avancement du chantier au quotidien), d’un paysagiste, d’un acousticien, d’un cuisiniste, d’un bureau d’étude structure, fluide ou VRD…

Il faut être vigilant sur les compétences demandées. Elles doivent être nécessairement en accord avec la nature du projet. Si on conseille parfois de décorréler l’architecte (qui conçoit), de l’OPC (qui suit), cela peut s’avérer plus coûteux et partiellement inutile sur les chantiers de faibles montants ou ayant peu de lots.

Ayez bien à l’esprit qu’une équipe de maîtrise d’œuvre travaux a des compétences techniques. Rares sont celles — en tout cas sur les chantiers de tailles modestes — à disposer de compétences en droit des marchés publics et en comptabilité publique. Si vous vous ne maîtrisez déjà pas ces notions alors que vous êtes du secteur public, il y a quand même peu de chance que la maîtrise d’œuvre privée le fasse. On retrouve parfois, par exemple, des DCE transmis par la maîtrise d’œuvre qui citent encore le Code des marchés publics abrogé en 2016… N’hésitez donc pas à vous adjoindre les services d’une assistance à maîtrise d’ouvrage comme évoqué en phase 3. Comme nous le verrons en phase 8, cela recouvre beaucoup d’éléments et une défaillance sur ce point vous fera perdre beaucoup de temps, voire d’argent.

Pour information, une grande majorité de maîtres d’œuvre calculent sa rémunération en fonction du pourcentage du coût des travaux. Ce qui, mathématiquement, fera augmenter la note si le chantier augmente en volume financier. Bien entendu il existe des mécanismes de sécurité dans les contrats de maîtrise d’œuvre correctement rédigés, mais pour autant il n’est pas interdit de prévoir les éléments de mission au forfait. Le prix est alors bloqué. Et négociable en procédure adaptée.

Si vous ne pouvez pas rédiger votre propre contrat, des modèles de marchés de MOE sont disponibles sur internet ou vous sont proposés lors de la signature. Attention à bien les relire, car s’ils ont le mérite d’être clairs et conçus par des professionnels, ils ont — et c’est logique puisque rédigés par eux — tendance à protéger l’équipe de maîtrise d’œuvre au détriment du maître d’ouvrage.

Cet article n’a pas vocation à traiter spécifiquement de la maîtrise d’œuvre, mais pour mémoire voici les éléments de mission prévus par le code :

  • étude de diagnostic (DIAG) ;
  • étude d’esquisse (ESQ) ;
  • étude d’avant-projet (AVP) parfois décomposé en études d’avant-projet sommaire (AVS) et d’avant-projet définitif (APD) ;
  • étude de projet (PRO) ;
  • assistance pour la passation des contrats de travaux (ACT) ;
  • exécution (EXE) ;
  • visa des études d’exécution (VISA) ;
  • direction de l'exécution du ou des contrats de travaux (DET) ;
  • ordonnancement, coordination et pilotage du chantier (OPC) ;
  • assistance apportée au maître de l'ouvrage lors des opérations de réception (AOR).

Phase 6 : la consultation des acteurs de la prévention (SPS, CT, CHSCT)

Si un chantier induit une interaction entre plusieurs entreprises (même s’il s’agit d’un titulaire et d’un sous-traitant), il vous faudra un CSPS (coordonnateur en matière de sécurité et de protection de la santé). Sa mission consiste, comme son nom l’indique, à s’assurer que les règles de prévention et de gestion des risques sont assurées. Il demande, par exemple, la rédaction d’un plan général de coordination (PGC SPS). Attention, si la collectivité fait le choix de ne pas prendre de CSPS alors que c’est obligatoire, en cas d’accident, la responsabilité pénale de la maîtrise d’ouvrage peut être recherchée.

En fonction de la nature du chantier, un contrôleur technique est également nécessaire. Il s’assure que la construction respecte les normes sismiques, PMR, etc.

Enfin, ce n’est pas obligatoire, mais cela rentre, en principe, dans son champ de compétence : si votre collectivité a un CHSCT, ses membres peuvent être consultés et peuvent même interpeller les entreprises sur site s’ils constatent un manquement à des règles basiques de sécurité.

Cette phase est à réaliser en parallèle de la phase 5 sur le choix de l’équipe de maîtrise d’œuvre.

Phase 7 : la consultation des entreprises de travaux

Une fois les étapes citées précédemment effectuées et le permis de construire ou modificatif déposé, nous arrivons à la phase ACT. Il faut alors se mettre à la recherche des entreprises de travaux pour réaliser le chantier.

En fonction du montant nous serons en procédure sans mise en concurrence, en procédure adaptée ou en procédure formalisée. Le choix de la procédure est important, car motif de contentieux ou de blocage par le contrôle de légalité de la préfecture.

À noter également que certains articles du Code de la commande publique autorisent d’être en procédure adaptée grâce au mécanise dit des « petits lots », ou ponctuellement pendant la période covid à choisir en négociation directe l’entreprise de son choix pour les lots inférieurs à 100 k€ HT.

Comme précisé par ailleurs, la maîtrise d’œuvre ne maîtrisant pas toujours les notions juridiques des marchés publics, il apparait parfois préférable de rédiger soi-même les pièces administratives de la consultation, et de relire avec la plus grande attention le rapport d’analyse des offres.

Le choix s’opère par une délibération de l’assemblée (sauf si une délégation générale à l’exécutif a été signée en début de mandat). Les éléments sont transmis au contrôle de légalité au-dessus d’un certain seuil (214 k€ HT à date de l’article). Puis notifié via profil acheteur.

Phase 8 : L’exécution technique, administrative et financière

Après de longs mois de préparation, votre chantier débute enfin. Classiquement une réunion de chantier se tient au démarrage afin que les différents acteurs fassent connaissance, et actualisent les calendriers en fonction des interventions de chacun.

Le membre de l’équipe de maîtrise chargé de la mission OPC rédige les comptes-rendus de chantier qui précise qui est présent/absent, qui a du retard dans les travaux, les éléments à prévoir pour les semaines suivantes, etc. Il est également là pour faire le lien avec la maîtrise d’ouvrage qui arbitre les décisions.

Cette mission OPC inclut également le suivi administratif et financier :

  • OS d’arrêt/reprise ;
  • alerte sur les moins-values ou plus-values financières = avenant à rédiger (par la maîtrise d’ouvrage ou la maîtrise d’œuvre, point à discuter au démarrage du chantier) ;
  • alerte sur les dépassements de calendrier = avenant à rédiger (par la maîtrise d’ouvrage ou la maîtrise d’œuvre, point à discuter au démarrage du chantier) + pénalités à prévoir éventuellement ;
  • déclaration de sous-traitance = DC4 ou modèle équivalent à rédiger (par la maîtrise d’ouvrage ou la maîtrise d’œuvre, point à discuter au démarrage du chantier) ;
  • suivi des avances et cautions bancaires ;
  • transmission à la maîtrise d’ouvrage pour liquidation, des décomptes mensuels et finaux (sauf dérogation, dans les respects de l’article 13 du CCAG-Travaux), qui elle-même transmet pour paiement au centre de gestion comptable (ex-trésor public). S’il manque une pièce ou qu’il y’a une erreur, c’est le rejet assuré et donc un retard de paiement.

Encore une fois et sans vouloir stigmatiser, l’administratif et le financier n’étant pas une spécialité de la maîtrise d’œuvre, il est nécessaire de s’assurer du bon suivi de l’ensemble et de vérifier la bonne exécution.

À la fin du chantier, en phase AOR, la maîtrise d’œuvre convoque les entreprises de travaux à la réception, édite les PV de réception, fixe la liste des réserves si besoin, et s’assure de leurs levées, et établit, en lien, les projets de décomptes finaux (futurs DGD).

La maîtrise d’œuvre doit également s’assurer, d’une part, de la remise des DOE (documents des ouvrages exécutés), c’est-à-dire, grossièrement, des notices d’utilisation de l’ouvrage, et, d’autre part du suivi de la période de garantie de parfaitement achèvement. Ensuite, et uniquement, le marché de maîtrise d’œuvre peut être soldé du point de vue comptable.

Phase 9 : L’inauguration et la vie de l’ouvrage

Vous voilà enfin arrivé au bout de ce projet que l’on peut imaginer comme une grande rivière qui est tantôt sortie de son lit, a ralenti son débit ou pris des rapides à contre-courant.

Vous pouvez désormais rappeler Kevin T., votre élu aux travaux, pour lui annoncer qu’en lien avec le service communication vous allez pouvoir convoquer une conférence de presse et couper le ruban d’inauguration de votre nouveau bâtiment ou place communale.

La vie d’un ouvrage ne s’arrêtant pas là, il vous faudra désormais veiller à respecter les consignes d’entretien et rénover de temps à autre. Mais vous pouvez être fier désormais de vous considérer comme un bâtisseur.

Pour des raisons de longueur, cet article est forcément une synthèse de ce qui se pratique sur le terrain. Pour celles et ceux qui voudraient pousser plus loin, il existe également des ouvrages et des guides plus complets.

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